Databehandleraftale med SmartTID

Databehandler/dataansvarlig

SmartTID arbejder udelukkende efter instruks fra den dataansvarlige (vores kunde/samarbejdspartner) og i overensstemmelse med den indgåede databehandleraftale.

Det er den dataansvarlige, som er ansvarlig for, og skal kunne påvise, at personoplysningerne bliver behandlet på et lovligt grundlag. Vi yder gerne råd og vejledning herom, men da oplysningerne tilhører den dataansvarlige og da vi udelukkende arbejder efter instruks fra den dataansvarlige, så ligger ansvaret hos den dataansvarlige.

Som databehandler kan vi dog blandt andet garantere, at:

  • Vi gennemfører de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandling opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af den registreredes rettigheder.
  • Vi ikke bruger andre databehandlere uden forudgående skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige
  • Kun arbejder efter instruks fra den dataansvarlige
  • Vi sikrer, at de der behandler personoplysningerne er underlagt tavshedspligt

Udfyld formularen nederst på denne side og få tilsendt en udfyldt databehandleraftale via e-mail.

DATABEHANDLERAFTALE

Mellem undertegnede
[Firma]
[Adresse]
[PostNr] [By]
CVR [cvr]
(herefter benævnt Dataansvarlig)
og
SmartTID ApS
Østerbrogade
7200 Grindsted
CVR nr. 35 37 55 62
(herefter benævnt Databehandler)

er der indgået nedenstående databehandleraftale (herefter ”Aftalen”) om Databehandlerens
behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

1 Baggrund for databehandleraftalen
1.1 Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren
foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

1.2 Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling
af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

1.3 Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes samarbejde.

1.4 Databehandleraftalen er afhængig af parternes samarbejde, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige samarbejdet – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

1.5 Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i en eventuel samarbejdsaftale.

1.6 Til denne aftale hører tre bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

1.7 Databehandleraftalens Bilag I indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

1.8 Databehandleraftalens Bilag II indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

1.9 Databehandleraftalens Bilag III indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

1.10 Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

1.11 Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

2 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
2.1 Den dataansvarlige har over for omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2.2 Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

2.3 Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

3 Databehandleren handler efter instruks
3.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren
den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

3.2 Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4 Fortrolighed
4.1 Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

4.2 Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser over for den dataansvarlige.

4.3 Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4.4 Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5 Behandlingssikkerhed
5.1 Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter,
omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer
til disse risici.

5.2 Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester
c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

5.3 Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag III.

6 Anvendelse af underdatabehandlere
6.1 Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

6.2 Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

6.3 I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod
sådanne ændringer.

6.4 Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag II.

6.5 Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag II.

6.6 Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale,
gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger
på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale
med tilhørende bilag.

6.7 Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og
underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6.8 Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over
for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

6.9 Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

7 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer
7.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer,
medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder
en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

7.2 Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – inden for rammerne af databehandleraftalen – derfor bl.a. ikke;
a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international
organisation,
b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,
c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

7.3 Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag III.

8 Bistand til den dataansvarlige
8.1 Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen
af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. den registreredes indsigtsret
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

8.2 Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f. Dette indebærer, at databehandleren under hensyntagen til behandlingens karakter skal
bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen
af:
a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

8.3 For bistand i henhold til dette afsnit kan databehandleren kræve særskilt vederlag efter medgået tid og i henhold til den i salgs- og leveringsbetingelserne fastsatte timetakst. Databehandleren oplyser den dataansvarlige om det forventede tidsforbrug for hver anmodning
om bistand.

9 Underretning om brud på persondatasikkerheden
9.1 Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 12 (24) timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

9.2 I overensstemmelse med denne aftales afsnit 9.2., litra b, skal databehandleren – under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:
a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

10 Sletning og tilbagelevering af oplysninger
10.1 Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11 Tilsyn og revision
11.1 Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget
af den dataansvarlige.

11.2 Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag III.

11.3 Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag III.

11.4 Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens
fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12 Ikrafttræden og ophør
12.1 Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

12.2 Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.

12.3 Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af salgs- og leveringsbetingelserne og en eventuel samarbejdsaftale.

12.4 Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset salgs- og leveringsbetingelsernes og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og
eventuelle underdatabehandlere.

12.5 Underskrift
På vegne af den dataansvarlige

Navn: [company-person-responsible]
Stilling: [company-person-responsible-position]
Dato: [date-signed]

Underskrift:

________________________________________

På vegne af databehandleren

Navn: Poul Christensen
Stilling: Direktør
Dato: [date-signed]

13 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
13.1 Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

13.2 Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.

Kontaktperson dataansvarlig

Navn: [company-person-smarttid]
Stilling: [company-person-smarttid-position]
Dato: [date-signed]

Kontaktperson databehandler
Navn: [radio-consultant]
Stilling: Konsulent
Dato: [date-signed]

Bilag I. Oplysninger om behandlingen
I. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:
· at den dataansvarlige kan anvende systemet SmartTID, som ejes og administreres af databehandleren, til at indsamle og behandle oplysninger om den dataansvarliges
ansatte og underleverandører.
II. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om:
· at databehandleren stiller systemet SmartTID til rådighed for den dataansvarlige og herigennem opbevarer personoplysninger om den dataansvarliges ansatte samt underleverandører på databehandlerens servere.
III. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede: · Medarbejdernummer, navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, fødselsdato, kontaktperson, pårørende, ansættelsesdata, fratrædelsesdato, evt. årsag til fratrædelse,
arbejdstid/overtid, personlige tillæg, lokation for check in/check ud.
IV. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
· Personer, som er eller har været ansat hos den dataansvarlige.
· Personer, som udfører ad hoc opgaver for den dataansvarlige
V. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
· Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne. Den Dataansvarlige skal løbende selv ændre/slette personoplysningerne, som ikke længere er nødvendige

Bilag II. Databehandlerens brug af underdatabehandlere
I. Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 3 måneder før anvendelsen eller ændringen
skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 1 måned efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige og konkrete årsager hertil.

II. Godkendte underdatabehandlere
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

Microsoft Azure
· Hosting med fysisk placering af servere i Holland
· back-up

Cristian Paraschiv

Street: Str. George Enescu, BL. H12 Et. 3 Ap. 9

City: Craiova

State: Dolj

Zip Code: 200142

Country: Romania

· freelance
· Udvikling og drift

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ændre underdatabehandlere efter ovenstående proces.

Bilag III. Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
I. Behandlingens genstand/ instruks databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved,
at databehandleren udfører følgende:
· Stiller SmartTID til rådighed for den dataansvarlige
· Behandler udelukkende data efter den dataansvarliges instruks
· Opbevarer data for den dataansvarlige

II. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
· At der er tale om behandling af HR-oplysninger i forbindelse med den dataansvarliges ansatte og personoplysninger om andre ad hoc tilknyttede underleverandører. Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske
og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne. Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
· Arbejdsbetinget adgang
· Al datatransmission af data sker krypteret
· De elektronisk registrerede oplysninger er lagret på en server, hvorpå der er installeret aktive virusscannere med henblik på løbende automatisk viruscheck mv.
· Der er etableret backup og genetableringsprocedure for alle servere
· Opbevare persondata i SQL-databaser designet til at behandle data til tidsregistrering.
· Der er alene adgang til arbejdsstationer med individuelt brugernavn og password
· Arbejdsstationer har screensaver password, og der er installeret antivirus program
· Aftalt procedure for at låse arbejdsstation når denne forlades
· Adgang er baseret på bruger id og et personligt password, der er minimum 8 antal tegn med høj kompleksitet, som løbende skiftes.
· Der foretages kontrol med afviste adgangsforsøg
· Afviste adgangsforsøg logges
· Der bruges VPN og kryptering i forbindelse med fjernarbejdspladser og andre mobile enheder.
· Alle databehandlerens ansatte, som har adgang til den dataansvarliges data er underlagt tavshedspligt.
· Opretholde automatisk overvågning af systemet, som adviserer om fejl døgnet rundt.
· Opbevarer udelukkende data i SQL-databaser designet til at behandle data til tidsregistrering.

III. Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slette eller tilbageleveret.

IV. Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande. Databehandleren kan uden uden videre anvende Micorsoft Azure eller anden tilsvarende cloudløsning, selvom dette medfører afgivelse af data til tredjelande. Herudover skal Databehandleren i rimeligt omfang begrænse overførsel af personoplysninger til usikre tredjelande og må kun overføre personoplysninger, såfremt databehandleren på forhånd kan påvise et overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel 5.

V. Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige kan årligt foretage et fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos databehandleren. Ud over det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor. Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

VI. Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren foretager efter anmodning fra den dataansvarlige, dog maksimalt en gang om året et fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos underdatabehandleren. Dokumentation for de afholdte tilsyn sendes snarest muligt til orientering hos den dataansvarlige. Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale. Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse
af databeskyttelseslovgivningen og denne databehandleraftale. Databehandlerens og underdatabehandleres eventuelle udgifter i forbindelse med afholdes af et fysisk tilsyn/en inspektion hos underdatabehandleren er den dataansvarlige uvedkommende – uanset at den dataansvarlige har initieret og eventuelt deltaget på et sådant tilsyn